溝通及函件處理制度

億誠建設(shè)項目管理有限公司作為專業(yè)工程監(jiān)理咨詢機(jī)構(gòu)，擁有十年行業(yè)豐富經(jīng)驗，如果您有任何關(guān)于工程監(jiān)理咨詢的問題，可以撥打4001830060（全國免費(fèi)電話）進(jìn)行咨詢。

1、建立信息溝通平臺

由總包綜合部牽頭建立信息溝通平臺，群號為：XXXXX。(要求:各參建單位主要管理人員及指定信息接收員，務(wù)必加進(jìn)信息平臺對接工作）

1)指定信息接收員，需對其授權(quán)。

2)在信息平臺有義務(wù)接收并下載總包方上傳各類文函（如：會議紀(jì)要、緊急通知、工作聯(lián)系單等各類文函）,不是重要文函的，總包不再下發(fā)紙質(zhì)版，線上接收為準(zhǔn)。

3)做到信息簽領(lǐng)、接收、下載、傳達(dá)及時。

4)按月更新上報人員通訊錄。

2、往來文件

分包單位向總包發(fā)文只限于工作聯(lián)系權(quán)限。

1)無日期不予以接收授理

2)無編號、或跳號不予以接收授理

3)無項目經(jīng)理簽發(fā)不予以接收授理 

4)無加蓋項目章不予以接收授理

3、不得拒收

分包單位不得拒收、拒簽收總包項目部所發(fā)的任何函件、整改、通知、施工措施、方案等文件，嚴(yán)重者將按不服從總包的統(tǒng)一管理進(jìn)行處理。如由有異議可用回函解決。

4、處罰無須確認(rèn)

總包項目部的任何處罰無須分包單位簽字確認(rèn)，總包所發(fā)正式蓋章函件即為扣款依據(jù)。

5、及時回復(fù)

總包項目部所發(fā)指令性函件必須立即實(shí)施，并在接到函件兩小時之內(nèi)予以回復(fù)（口頭承諾、電話、短信、電郵、書面文件等有效方式）。超時未復(fù)者，所造成后果自行承擔(dān)。

6、文件管理

分包單位必須制定文件管理制度保證函件的流通、渠道暢通，因分包單位文件管理不善造成的一切后果分包單位自行承擔(dān)。

7、疑問處理

分包單位所有關(guān)于圖紙和方案的疑問、進(jìn)度計劃表、材料審批申請、索賠、結(jié)算書，都必須以書面的形式報至總包項目部，否則一律無效，所造成損失由分包單位自行承當(dāng)。