為規(guī)范我省工程建設(shè)項目招標投標電子交易檔案管理，確保電子交易檔案的真實、完整、安全與有效利用，我們制定了《廣東省工程建設(shè)項目招標投標電子交易檔案管理辦法》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

廣東省工程建設(shè)項目招標投標電子交易檔案管理辦法

第一章   總則

第一條 為規(guī)范工程建設(shè)項目招標投標電子交易檔案管理，促進招標投標交易活動信息共享，確保電子交易檔案的真實、完整、安全與有效利用，依據(jù)《中華人民共和國招標投標法》及其實施條例、《中華人民共和國檔案法》《電子招標投標辦法》等有關(guān)規(guī)定，參照國家標準《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016），結(jié)合我省實際，制定本辦法。

第二條 本省行政區(qū)域內(nèi)各級公共資源交易中心（招標投標電子交易系統(tǒng)運行機構(gòu)）對工程建設(shè)項目招標投標電子交易活動中形成的電子文件進行歸檔與電子交易檔案管理，適用本辦法。

第三條 按照本辦法規(guī)定進行管理的工程建設(shè)項目招標投標電子交易檔案主要用于有關(guān)行政監(jiān)督部門信息資源共享、依法開展招標投標領(lǐng)域監(jiān)管、行政執(zhí)法、處理投訴舉報等。任何單位和個人不得將電子交易檔案違法用于其他商業(yè)目的。

第四條 本辦法所稱招標投標電子交易檔案是指電子招標投標交易活動中形成的，具有憑證、查考和保存價值并應(yīng)歸檔保存的一組有聯(lián)系的電子文件，包括電子文件及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)過程信息的集合以及紙質(zhì)文件掃描形成的符合信息技術(shù)安全要求和歸檔格式要求的數(shù)字副本。

本辦法所稱電子文件是指電子招標投標交易活動中由計算機等電子設(shè)備及信息系統(tǒng)形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。

元數(shù)據(jù)，是指描述電子文件和電子交易檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。它可以對電子文件及電子交易檔案進行詳細、全面、規(guī)范的描述，保證電子交易檔案能夠被準確理解和有效檢索，支持電子交易檔案的管理、利用和長期存取。

第五條 招標投標電子交易檔案應(yīng)規(guī)范、真實、完整、可靠地反映電子招標投標交易活動的全部過程和內(nèi)容。電子交易檔案管理遵循招標投標交易活動和信息系統(tǒng)運行規(guī)律，按照統(tǒng)一標準、安全利用的原則，實行“一項一檔”管理。

對涉及國家安全、國家秘密的電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家信息安全和涉密信息保護管理規(guī)定。

第六條 各級公共資源交易中心（招標投標電子交易系統(tǒng)運行機構(gòu)）是招標投標交易活動電子文件歸檔與電子交易檔案管理的責任主體，負責對交易服務(wù)過程中所產(chǎn)生和獲取的電子文件（含對紙質(zhì)文件掃描形成的電子文件）進行歸檔與管理。 

招標人及其委托的招標代理機構(gòu)、公共資源交易公共服務(wù)系統(tǒng)、專家?guī)烊粘＞S護管理機構(gòu)等招標投標交易活動各方主體，應(yīng)按照在招標投標交易活動中的相應(yīng)職責做好有關(guān)電子文件的整理、檢測、提交工作。

有條件的地市，招標投標交易活動各方主體應(yīng)當按照各自職責將屬于國家綜合檔案館接收范圍的電子交易檔案，同步向同級國家綜合檔案館移交。

第七條 招標投標電子交易檔案管理工作接受同級檔案主管部門的監(jiān)督和指導。

各級公共資源交易中心（招標投標電子交易系統(tǒng)運行機構(gòu)）應(yīng)當建立相應(yīng)的招標投標電子交易檔案管理制度、技術(shù)和工作規(guī)范，依法設(shè)置工作人員職責權(quán)限，明確工作流程和工作要求，確保電子交易檔案規(guī)范管理、安全利用。

第八條 招標投標電子交易檔案的管理與利用應(yīng)當符合國家有關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)定，采取可靠技術(shù)保障電子交易檔案過程可溯、長期可用、風險可控。

禁止任何單位和個人篡改、損毀、偽造電子交易檔案。

第二章   文件格式與歸檔范圍

第九條 歸檔的電子文件應(yīng)當采用《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》所規(guī)定的通用格式存儲，符合電子交易檔案長期保存和信息共享的要求。如遇到數(shù)據(jù)有特殊要求而無法使用通用數(shù)據(jù)格式存儲的情況，應(yīng)當提供可安裝于通用計算機系統(tǒng)便于數(shù)據(jù)讀取、查閱和利用的應(yīng)用程序一同存檔，并在檔案記錄中進行說明。

第十條 招標投標交易活動中形成的數(shù)據(jù)電文按照招標投標有關(guān)法律法規(guī)和國家相關(guān)規(guī)定需要電子簽名的，應(yīng)當按照《中華人民共和國電子簽名法》和招標文件的要求進行電子簽名并保存。

第十一條 招標投標交易活動中所形成的電子文件及其元數(shù)據(jù)資料或掃描形成的電子文件應(yīng)當納入電子交易檔案歸檔范圍：

（一）招標人及其委托的招標代理機構(gòu)在招標投標交易活動中形成的電子文件：

1.招標計劃、資格預審公告（如有）、招標公告或者投標邀請書；

2.資格預審文件（如有）、招標文件及其澄清、補充和修改（如有）；

3.資格預審評審報告（如有）、評標報告；

4.資格預審結(jié)果通知書（如有）、中標候選人公示、中標結(jié)果公告、中標通知書、定標文件（如有）；

5.暫停、終止招標公告（如有）；

6.合同。

（二）投標人在招標投標交易活動中形成的電子文件：

1.投標文件及其澄清和說明；

2.資格預審申請文件（如有）。

（三）各級公共資源交易中心（招標投標電子交易平臺運行機構(gòu)）提供交易服務(wù)過程中產(chǎn)生的電子文件：

1.資格預審專家抽取、簽到記錄資料（如有）；

2.評標專家抽取、簽到記錄資料；

3.評標專家履職負面行為記錄資料（如有）；

4.開標記錄；

5.招標投標交易活動過程中的音視頻記錄資料。

（四）國家規(guī)定的其他文件。

第十二條 凡是由招標投標電子交易系統(tǒng)形成、存儲以及由招標投標交易活動當事人已成功提交的電子文件，應(yīng)通過交易系統(tǒng)自動獲取并歸檔。

可以通過電子交易系統(tǒng)、公共資源交易公共服務(wù)系統(tǒng)、評標評審專家管理系統(tǒng)和行政監(jiān)督系統(tǒng)等互聯(lián)共享獲取的電子文件，可由系統(tǒng)共享獲取并歸檔。

不能通過電子交易系統(tǒng)自動獲取和共享獲取，但屬于電子交易檔案歸檔范圍的紙質(zhì)文件資料，除按照招標投標有關(guān)法律法規(guī)和國家相關(guān)規(guī)定需要電子簽名的以外，其他文件資料可分別由相應(yīng)主體負責將加蓋有主要負責人或者其授權(quán)的項目負責人簽名（簽章）的紙質(zhì)文件資料整理、掃描形成電子文件，于中標通知書發(fā)出后的15個工作日內(nèi)，提交至項目進場交易的招標投標電子交易平臺進行歸檔，并對掃描上傳的電子文件的真實性、完整性負責。

招標人與中標主體簽訂的合同電子文件需自中標通知書發(fā)出之日起30個工作日內(nèi)完成補充歸檔。

第十三條 歸檔的電子文件應(yīng)當按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）等檔案行業(yè)標準，對其基本技術(shù)環(huán)境進行檢測，檢測內(nèi)容如下：

（一）安全性檢驗。是否有病毒、是否含有非歸檔文件等。

（二）真實性檢驗。電子文件的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和形成背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后是否與形成時的原始狀況一致。

（三）完整性檢驗。電子文件數(shù)量、內(nèi)容信息、背景信息、結(jié)構(gòu)信息等是否有缺損、過程信息是否完整。

（四）可用性檢驗。電子文件是否具備可被正常訪問瀏覽、內(nèi)容數(shù)據(jù)格式是否符合歸檔要求、是否包含影響其可用性的因素等。

（五）技術(shù)方法與相關(guān)軟件說明資料檢驗，如技術(shù)方法與相關(guān)軟件說明資料等是否齊全。

各級公共資源交易中心（電子招標投標交易系統(tǒng)運行服務(wù)機構(gòu)）應(yīng)對歸檔的電子文件進行檢測驗收，檢驗合格后形成《歸檔電子文件接收檢驗登記表》。對檢驗不合格的，應(yīng)退回電子文件形成單位重新制作，并再次對其進行檢驗。

第十四條 電子文件的歸檔工作應(yīng)當在招標投標電子交易活動結(jié)束后30日內(nèi)發(fā)起歸檔操作，按照電子文檔分類體系及形成時間、交易流程環(huán)節(jié)等進行整理組成文件存檔信息包。

因網(wǎng)絡(luò)類型不同無法在線歸檔或不經(jīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的歸檔電子文件可選擇離線歸檔，即將電子文件及其元數(shù)據(jù)存儲到可脫機存儲的載體上，并通過電子交易系統(tǒng)提交。

第十五條 電子交易檔案的存儲應(yīng)通過磁盤、光盤、專用在線存儲設(shè)備或虛擬云存儲空間等載體進行保存管理。

存儲設(shè)備（空間）應(yīng)配置在具有必要安全措施的局域網(wǎng)或電子政務(wù)網(wǎng)；使用介質(zhì)存儲的，推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤、U盤、存儲卡。

為保證電子交易檔案的安全存儲，各級公共資源交易中心（招標投標電子交易系統(tǒng)運行機構(gòu)）應(yīng)結(jié)合實際存儲情況選擇離線、近線或在線方式進行備份，有條件的可采取異質(zhì)異地備份。

第十六條 音視頻類電子交易檔案的保管期限自歸檔完成之日起不少于2年，其他電子交易檔案的保管期限自歸檔完成之日起不少于15年。

對已歸檔的電子交易檔案每年均應(yīng)進行讀取，并對電子文件讀取有關(guān)的處理設(shè)備更新情況進行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進行電子交易檔案載體轉(zhuǎn)換工作。對電子交易檔案載體應(yīng)定期進行抽樣機讀檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)采取安全有效措施及時恢復，確保電子交易檔案的完整性和安全性。

第十七條 屬于依法必須招標的工程建設(shè)項目的電子交易檔案，由負責歸檔的公共資源交易中心（招標投標電子交易系統(tǒng)運行機構(gòu)）在歸檔工作完成后的15個工作日內(nèi)依托省數(shù)字政府建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施與“廣東省招標投標在線監(jiān)管平臺”實現(xiàn)數(shù)據(jù)互聯(lián)共享。

第三章   檔案利用與銷毀

第十八條 各級公共資源交易中心（招標投標電子交易系統(tǒng)運行機構(gòu)）在檔案利用中涉及國家秘密、商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)、個人信息的，應(yīng)當遵守有關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定。采用在線提供利用時應(yīng)遵守國家有關(guān)信息安全的相關(guān)規(guī)定，并通過有效技術(shù)手段防止利用過程中電子交易檔案被非法篡改，確保電子交易檔案在利用中的安全。

第十九條 招標投標行政監(jiān)督部門依法履行監(jiān)督管理等職責過程中，依據(jù)法定權(quán)限有權(quán)查閱、復制電子交易活動有關(guān)電子文件、資料和數(shù)據(jù)，招標投標電子交易檔案存儲、保管單位應(yīng)當予以配合，為依法利用檔案提供便利，并做好檔案使用情況登記。

第二十條 各級公共資源交易中心（招標投標電子交易系統(tǒng)運行機構(gòu)）按照本辦法管理的工程建設(shè)項目招標投標電子交易檔案超過保管期限需要進行銷毀處理的，應(yīng)按以下要求進行：

（一）電子交易檔案的銷毀需編制銷毀清冊，并報本單位主管領(lǐng)導批準。

（二）在履行銷毀審批手續(xù)后，非保密電子文件可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子文件，應(yīng)采取一定技術(shù)措施進行信息清除工作。涉密電子文件和電子交易檔案的信息清除和介質(zhì)銷毀應(yīng)當按照保密相關(guān)要求進行。

第四章   附則

第二十一條 法律法規(guī)或國務(wù)院行政監(jiān)督管理部門對機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案管理工作另有規(guī)定的，招標投標交易活動各方主體應(yīng)從其規(guī)定。

第二十二條 支持和鼓勵各級公共資源交易中心（招標投標電子交易系統(tǒng)運行機構(gòu)），按照《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》等國家規(guī)定和技術(shù)規(guī)范，開發(fā)建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)招標投標電子交易檔案的邏輯歸檔管理。

第二十三條 本辦法由廣東省發(fā)展和改革委員會負責解釋。

第二十四條 本辦法自2023年10月16日起施行，有效期5年。

附件：1.歸檔電子文件存儲格式

2.電子文件接收檢驗登記表

注：包括但不限于以上格式，各檔案管理主體結(jié)合實際選擇符合國家或地方法律法規(guī)以及相關(guān)技術(shù)標準明確的數(shù)據(jù)規(guī)范和格式。

注：可由交接雙方結(jié)合電子文件類型類別等情況，按文件名稱逐份填寫，也可多份合并填寫。